נכנסתי למשרד רכש שנראה כמו ארכיון.
חדר 3×2, מדפים עד התקרה, קלסרים, ארגזי נייר, שולחן עבודה ומדפסת.
״מפה היא עבדה”, אמרו לי הבעלים. מנהלת הרכש יצאה לפנסיה.
שאלתי: ומה כל הקלסרים והארגזים? ״היא הייתה old school”, ענו. מדפיסה כל דבר. שיהיה תיעוד. לבד.
משטח שלם של דפי A4 – בשלושה חודשים. (בחברה עם עשרות מדפסות לתעודות משלוח, זה מחזיק חצי שנה).
אמרתי שני דברים ברורים:
1. אני לא יושב בחדר הקלסטרופובי הזה – אני יושב באופן־ספייס עם כולם
2. מרגע זה – אני לא מדפיס דף אחד. נקודה.
״איך זה עובד בלי נייר?” שאלו. פשוט.
✔ כל הזמנה, חשבונית או מסמך – מתויקת ישירות בתוך ה־ERP (במקרה הזה Priority)
✔ הכל מחובר להזמנה הרלוונטית – נגיש לכל מי שצריך
✔ שאר החומרים – בענן העסקי (שעליו גם ככה משלמים לא מעט) בעידן שבו:
* הכל דיגיטלי
* חתימות הן דיגיטליות *
תיעוד הוא חיפוש – לא ערימה באמת שלא צריך להדפיס כל דבר שזז.
אחרי כמה חודשים, ספק הנייר התקשר: ״רק רצינו לשאול… למה לא מזמינים יותר?” 😄
השינוי האמיתי לא היה חיסכון בנייר. הוא היה שינוי תפיסה.
תהליכים לא מתייעלים כי קונים מערכת. הם מתייעלים כשמפסיקים לעבוד כמו פעם.
אם גם אצלכם “ככה תמיד עבדנו” עדיין מנהל את העסק – יכול להיות שזה המקום הראשון שצריך להתחיל בו.
